第四章 會計憑證
第二節(jié) 原始憑證
一、原始憑證的種類
(一)按取得的來源不同�？梢苑譃樽灾圃紤{證和外來原始憑證兩類。
1.自制原始憑證
自制原始憑證是指在經(jīng)濟業(yè)務執(zhí)行或完成時，由本單位經(jīng)辦部門或人員自行填制的、僅供內(nèi)部使用的原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫單等。自制原始憑證按其填制手續(xù)不同，又可分為一次憑證、累計憑證、匯總憑證三種。
(1)一次憑證。一次憑證是指只反映一項經(jīng)濟業(yè)務，或者同時反映若干項同類性質(zhì)的經(jīng)濟業(yè)務，其填制手續(xù)是一次完成的會計憑證。如企業(yè)購進材料驗收入庫，由倉庫保管員填制的“收料單”;車間或班組向倉庫領(lǐng)用材料時填制的“領(lǐng)料單”;以及報銷人員填制的、出納人員據(jù)以付款的“報銷憑單”等，都是一次憑證。
(2)累計憑證。累計憑證是指在一定期間內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟業(yè)務的原始憑證，其特點是在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟業(yè)務，隨時結(jié)出累計數(shù)和結(jié)余數(shù)，并按照費用限額進行費用控制，期末按實際發(fā)生額記賬。例如，工業(yè)企業(yè)常用的“限額領(lǐng)料單”等。累計憑證是多次有效的原始憑證。使用累計憑證，可以簡化核算手續(xù);能對材料消耗、成本管理起事先控制作用，是企業(yè)進行計劃管理的手段之一。
(3)匯總憑證。匯總憑證是指在會計核算工作中m.zxtf.net.cn，為簡化記賬憑證的編制工作，將一定時期內(nèi)反映經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容相同的若干張原始憑證按照一定標準綜合填制的原始憑證，用以集中反映某項經(jīng)濟業(yè)務總括發(fā)生情況，如“發(fā)料憑證匯總表”、“收料憑證匯總表”、“現(xiàn)金收入?yún)R總表”等都是匯總憑證。
匯總憑證只能將同類內(nèi)容的經(jīng)濟業(yè)務匯總填列在一張匯總憑證中。匯總原始憑證在大中型企業(yè)中使用得非常廣泛，因為它可以簡化核算手續(xù)，提高核算工作效率;能夠使核算資料更為系統(tǒng)化，使核算過程更為條理化;能夠直接為管理提供某些綜合指標。
2.外來原始憑證
外來原始憑證是指在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證。外來原始憑證都是一次憑證。如企業(yè)購買材料、商品時，從供貨單位取得的發(fā)貨票，就是外來原始憑證。
(二)按照格式的不同分類。可以分為通用憑證和專用憑證兩類。
1.通用憑證
通用憑證是指由有關(guān)部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。如車票、銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算憑證等。
2.專用憑證
專用憑證是指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如領(lǐng)料單、差旅費報銷單、折舊計算表、工資費用分配表等。
二、原始憑證的基本內(nèi)容
由于各項經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容和經(jīng)濟管理的要求不同，各種原始憑證的名稱、格式和內(nèi)容也是多種多樣的。但是，所有的原始憑證(包括自制的和外來的憑證)，都是作為經(jīng)濟業(yè)務的原始證據(jù)，必須詳細載明有關(guān)經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況，必須明確經(jīng)辦單位和人員的經(jīng)濟責任。因此，各種原始憑證都應具備一些共同的基本內(nèi)容。原始憑證所包括的基本內(nèi)容，通常稱為憑證要素，主要有：原始憑證名稱、填制憑證的日期、憑證的編號、接受憑證單位名稱(抬頭人)、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容(含數(shù)量、單價、金額等)、填制單位簽章、有關(guān)人員(部門負責人、經(jīng)辦人員)簽章、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、憑證附件。
原始憑證除了應當具備上述內(nèi)容外，還應當符合下列要求：
1.從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章;對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。這里所說的“公章”m.zxtf.net.cn，是指具有法律效力和特定用途，能夠證明單位身份和性質(zhì)的印鑒，包括業(yè)務公章、財務專用章、發(fā)票專用章、結(jié)算專用章等。
2.自制的原始憑證，必須有經(jīng)辦單位的領(lǐng)導人或者由單位領(lǐng)導人指定的人員簽名或者蓋章。
3.購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。這樣要求，目的是為了明確經(jīng)濟責任，保證賬物相符，防止盲目采購，避免物資短缺和流失。實物驗收工作由經(jīng)管實物的人員負責辦理，會計人員通過有關(guān)的原始憑證進行監(jiān)督檢查。需要入庫的實物，必須填寫入庫驗收單，由實物保管人員驗收后在入庫單上如實填寫實收數(shù)額，并加蓋印章;不需要入庫的實物，除經(jīng)辦人員在憑證上簽章外，必須交給實物保管人員或者使用人員進行驗收后在憑證上簽章。總之，必須由購買人以外的第三者查證核實后，會計人員才據(jù)以入賬。
4.支付款項的原始憑證.必須有收款單位和收款人的收款證明，不能僅以支付款項的有關(guān)憑證如銀行匯款憑證等代替。其目的是為了防止舞弊行為的發(fā)生。
5.發(fā)生銷貨退回的，除填制退貨發(fā)票外，還必須有退貨驗收證明;退款時，必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。在實際工作中，有些單位發(fā)生銷售退回，收到的退貨沒有驗收證明，造成退貨流失;在辦理退款時，開出紅字發(fā)票，并以紅字發(fā)票副本作為本單位付款的原始憑證，既不經(jīng)對方單位蓋章收訖，也不附對方單位收到退款的收據(jù)。這種做法容易發(fā)生舞弊行為，漏洞很大。因此，發(fā)生銷貨退回及退還款項時，必須填制退貨發(fā)票并附有退貨驗收證明和對方的收款收據(jù)。如果由于特殊情況，可先用銀行的有關(guān)憑證作為臨時收據(jù)，待收到收款單位的收款證明后，再將其附在原付款憑證之后，作為正式原始憑證。
6.職工公出借款憑據(jù)，必須附在記賬憑證之后。收回借款時，應當另開收據(jù)或者退還借款副本，不得退還原借款收據(jù)。原因是，借款和還回借款，是互有聯(lián)系的兩項經(jīng)濟業(yè)務，在借款和還回借款發(fā)生時，必須分別在會計賬目上獨自反映出來，因此，不能將原借款收據(jù)退還借款人，否則，將會使會計資料失去完整性。
7.上級有關(guān)部門批準的經(jīng)濟業(yè)務，應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的，應當在憑證上注明文件的批準機關(guān)名稱、日期和文號，以便確認經(jīng)濟業(yè)務的審批情況和查閱。
三、原始憑證的填制要求
(一)填制原始憑證的基本要求
概括起來，填制原始憑證有以下七項基本要求：
1.記錄要真實
記錄真實，就是要實事求是地填寫經(jīng)濟業(yè)務，原始憑證填制日期、業(yè)務內(nèi)容、數(shù)量、金額等必須與實際情況相一致，不得歪曲經(jīng)濟業(yè)務真相、弄虛作假。對于實物數(shù)量、質(zhì)量和金額的計算，要準確無誤，不得匡算或估計，確保憑證所記錄的內(nèi)容真實可靠。
2.內(nèi)容要完整
原始憑證上各項內(nèi)容要逐項填制齊全，不得遺漏和簡略。需要注意的是，年、月、日要按照原始憑證的實際日期填寫;名稱要齊全，不能簡化;品名或用途要填寫明確，不能含糊不清;有關(guān)人員的簽章必須齊全。
另外，對于需要填寫一式數(shù)聯(lián)的原始憑證，必須用復寫紙?zhí)讓�，各�?lián)的內(nèi)容必須完全相同，聯(lián)次不得缺少。
3.手續(xù)要完備
單位自制的原始憑證必須附有經(jīng)辦單位領(lǐng)導人或其他指定的人員簽名蓋章;對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章;從外部取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。
提示：這里所說的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能夠證明單位身份和性質(zhì)的印鑒，包括業(yè)務公章、財務專用章、發(fā)票專用章、結(jié)算專用章等。
